La Gestión Documental es la captura, almacenamiento y recuperación de documentos. Con o sin una solución de gestión documental, su empresa ya captura, almacena y recupera documentos cada día. Para muchas organizaciones, este proceso consume mucho tiempo y a menudo se ignoran las posibilidades de mejorar el proceso.
¿Qué documentos puede procesar un sistema de gestión documental?
Los documentos que se pueden procesar con la gestión documental son muy variados y de distintos tipos: Los documentos llegan en forma de papel o electrónicos.
Una factura de un proveedor que llega por correo postal es un documento que será capturado y almacenado. Sin embargo, esta factura se habrá iniciado con un pedido por parte de nuestra empresa. Este pedido al proveedor puede ser un registro electrónico en nuestro sistema informático. Ahora tenemos 2 documentos que están relacionados y que necesitan tener una referencia entre ellos, actualmente la manera de almacenarlos es muy diferente.
Además de las facturas, también se pueden archivar en un sistema de gestión documental cualquier tipo de documento para el que necesite realizar un proceso en la empresa (como la aprobación del documento), los documentos de lo más variado pueden ser recetas, contratos, formularios, etc
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