La foliación en documentos de archivo es imprescindible en los procesos de organización
archivística. Tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de folios de una unidad de
conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida esta última como respeto
al principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad
archivística.
En tanto se cumplan estas finalidades, la foliación es el respaldo técnico y legal de la gestión
administrativa.
En tanto permite ubicar y localizar de manera puntual un documento, la foliación es necesaria para
diligenciar diferentes instrumentos de control (inventarios, formatos de control de prestamos,
TRD, TVD) y de consulta (inventarios, guías, catálogos).
De otra parte, la foliación es requisito ineludible para las transferencias tanto primarias (archivo de
gestión al archivo central) como secundarios (archivo central al archivo histórico).
Definiciones:
1. Folio: Hoja.
2. Foliar: Acción de numerar hojas.
3. Foliación: “Acto de enumerar los folios solo por su cara recta” // “Operación incluida en los
trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad
documental”.
4. Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.
5. Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.
6. Página: Lo escrito o impreso en una cara ...
7. Paginar: Acción de numerar páginas.
Como se puede advertir, foliar no es lo mismo que paginar, pues no solo son términos diferentes
sino también conceptos distintos. Para efectos de numeración en archivos, este documento se
refiere única y exclusivamente a foliación, la cual ratifica la ordenación.
Requisitos:
1. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente clasificada. La de las
oficinas se encontrará relacionada en la Tabla de Retención Documental (TRD). En fondos
acumulados, se foliará la documentación que por Tabla de Valoración Documental (TVD) sea
objeto de conservación en Archivo Central o Archivo Histórico, al igual que aquella que va a ser
reproducida en otros soportes.
2. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente ordenada. La
ubicación correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden original, es
decir, que esté de acuerdo con los trámites que dieron lugar a su producción. El orden original
más común es el orden cronológico. El número uno (1) corresponde al primer folio del documento
que dio inicio al tramite en consecuencia corresponde a la fecha más antigua.
3. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar depurada. La depuración consiste
en el retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos de
gestión o de oficina. En fondos acumulados, se hará igualmente depuración.
4. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En el caso de
series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliación se
ejecutará de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. En el caso de series documentales
complejas (contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurídicos), cada
uno de sus expedientes tendrá una sola foliación de manera continua y si tal expediente se
encuentra repartido en más de una unidad de conservación (carpeta), la foliación se ejecutará.
Materiales:
1. La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B. Otra
alternativa es el uso de bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble, pero el uso de este elemento
dificulta corregir una foliación mal ejecutada.
2. No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la mayoría de los
casos, por las máquinas reprográficas.
Procedimiento:
1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números.
2. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis.
3. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo
sentido del texto del documento. Teniendo en cuenta que el folio No. 1 es para el documento más
antiguo dentro de la carpeta.
4. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y
sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.
5. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al soporte papel.
6. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.
7. Los planos, mapas, dibujos, etc, que se encuentren tendrán el número de folio consecutivo que
les corresponde, aún cuando estén plegados. En el área de notas del instrumento de control o de
consulta se debe dejar constancia de las características del documento foliado: tamaño, colores,
título, asunto, fechas y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este
material se dejará constancia mediante un testigo de su lugar de destino y en este se indicará la
procedencia. Esto es lo que se denomina cruce de referencia.
8. Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se encuentren se numerarán
como un solo folio. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar
constancia de título, año y número total de páginas. Si se opta por separar este material se hará el
correspondiente cruce de referencia.
9. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja, a ésta se
le escribirá su respectivo número de folio, dejando en el área de notas del instrumento de control
o de consulta las características del documento foliado: cantidad de documentos adheridos, título,
asunto y fecha de los mismos. (Para adherir documentos o fotografías a una hoja, debe utilizarse
pegante libre de ácido).
10. Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta, utilizando lápiz de mina
negra y blanda, tipo HB ó B, correspondiendo un número para cada una de ellas. En el área de
notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las características del
documento foliado: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros que se consideren pertinentes. Si
una o varias fotografías se encuentran adheridas a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo
número de folio, dejando constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta,
de la cantidad de fotografías adheridas a la hoja, al igual que otras características: tamaño, color,
título, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este
material se hará el correspondiente cruce de referencia.
11. Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben colocarse
en un sobre de protección y se hará la foliación al sobre antes de almacenar el material para evitar
marcas, dejando constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta el
contenido del sobre: cantidad, tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren
pertinentes.
12. En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia, legajos, tomos, libros
de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fábrica, puede
aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a mano. De todos modos debe
registrarse en el área de notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o
páginas que contiene.
13. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejará esta
foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya mas de una, en caso contrario,
cuando haya más de una, deberá refoliarse toda la unidad de conservación.
14. Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones.
15. La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o proceso técnico
de reprografía (microfilmación o digitalización).
16. La documentación que ya se encuentra haciendo parte del acervo documental en Archivos
Históricos, cuyos folios estén sueltos y en blanco, se retirarán. Si por el contrario, se encuentran
empastados o cosidos deberán foliarse y se dejará la anotación respectiva en el área de notas.
